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SEAGATE TECHNOLOGY HOLDINGS PLC 董事會稽核及財務委員會章程

I. 宗旨

Seagate Technology Holdings plc (以下簡稱「公司」) 董事會 (以下簡稱「董事會」) 稽核及財務委員會 (以下簡稱「委員會」) 應:

  1. 協助「董事會」完成其職責以確保「公司」保有完備之帳冊,並就「董事會」對下列事項之監督事宜,協助「董事會」履行其對「公司」之股東、潛在股東及投資團體之責任:
    1. 「公司」之會計及財務提報程序與內部控管、「公司」財務報表稽核,以及「公司」財務報表之品質與完整性;
    2. 「公司」遵循法令規章規定,並恪守「行為準則」與「資深財務主管道德規範」等道德政策;
    3. 獨立稽核人員之資格、績效及獨立性;
    4. 「公司」內部稽核職務之績效;以及
    5. 「公司」有關財務、會計與稅務事宜的風險評估與管理之「公司」政策。
  2. 編製或複審「證券交易委員會」(Securities and Exchange Commission,以下簡稱「SEC」) 規則中明定應納入「公司」年度委託聲明書之報告書,以供股東年度大會使用。
  3. 協助「董事會」監督管理階層就「公司」之資金及投資交易所為決策,以及「公司」財務相關事宜。

II.會員

  • A. 組成

    1. 「委員會」由董事會成員三 (3) 人 (含) 以上組成,包括「主席」。各「委員會」委員應為「董事會」認定之「獨立」委員。所稱之獨立,係指合於依 1934 年證券交易法第 10A-3 條 (經修訂) 及納斯達克上市規則 (以下簡稱「NASDAQ」) 所定義者。
    2. 所有委員均應具備財務知識,有能力閱讀並理解基本財務報表,包括資產負債表、收入表及現金流量表,並符合適用法律 (包括 SEC 及 NASDAQ 規則) 要求之其他標準。「委員會」委員於過去三年期間未曾參與「公司」或其現行子公司之財務報表編製,且至少有一位委員符合 SEC 規則所定義之「稽核委員會財務專家」。
    3. 「委員會」委員不得任職於三 (3) 家以上公開發行公司 (包括「公司」) 之稽核委員會或稽核及財務委員會,但「董事會」判定該同時存在之職務無損於該委員於「委員會」有效執行其職務之能力者,不在此限。
  • B. 委任與解任

    「委員會」委員長及其委員由「董事會」每年任命,並繼續任職至繼任者經正式選任為止,但該委員提早辭任或解任者,不在此限。「委員會」委員,經由「董事會」多數投票表決,得因故或無故予以解任。

  • C. 委員會委員長

    除非由「董事會」任命委員長,否則「委員會」委員應依多數投票表決之結果,指派委員長。「董事會」得隨時更換「委員會」指派之任何委員長。委員長應於一切「委員會」經常性會議擔任主席,並確定「委員會」會議之待議事項。若委員長缺席,「委員會」應推選其他成員擔任會議主席。

  • D. 委派權限

    「委員會」得依其認為適切之目的設置小組委員會,由「委員會」委員一人 (含) 以上組成,並得委派其認為適切且符合「公司」最大利益之職權與權限,惟該項委派需符合「公司章程」及適用法律之規定。

    「委員會」得委派特定權限予「公司」之一位 (含) 以上高階主管,該等高階主管得根據該等權限,對「委員會」所審核之交易文件為最終核准,惟該項委派需符合「公司章程」及適用法律之規定。

III.會議

  1. 「委員會」應於其認為必要時召開該等會議,惟應符合每季至少召開一次之規定。委員長或「委員會」之任何委員,均得召開「委員會」會議。
  2. 「委員會」委員人數達多數時,即構成業務交易之最低人數。
  3. 「委員會」應定期於行政會議上與管理階層成員、「公司」內部稽核主管 (或負責內部稽核職務之其他人員) 及「公司」獨立稽核人員進行個別會談,就「委員會」或前述各該人員認為宜於私下研議之事項進行討論。
  4. 「委員會」應於所有「委員會」會議結束後定期向「董事會」報告。「委員會」應向「董事會」提出「委員會」認為適切之建議。
  5. 「委員會」於行使前項職責時,應具有必要之充分權限,得以接洽「公司」之內部稽核人員、「董事會」、公司執行主管、公司其他員工及獨立稽核人員。

IV.外部顧問

「委員會」於履行其督察職責時,有權調查「委員會」認為有必要調查之任何事項。基於前項調查,「委員會」於其認為必要或宜於執行其職責時,有權聘僱獨立顧問或其他顧問,或予以解任。「委員會」應訂定薪酬並監督其聘任之任何獨立顧問或其他顧問工作情況。「公司」應依「委員會」的決定,提供適當資金用於支付獨立稽核人員、任何其他註冊會計師事務所及任何「委員會」所聘僱之獨立顧問及任何其他外部顧問,以及「委員會」執行活動之必要或適當行政費用。

V. 主要責任

為履行監督財務提報及揭露程序之職責,「委員會」需仰賴 (i) 負責「公司」財務報表製備和準確度之管理階層;(ii) 負責建立有效內部控管作業及程序之管理階層,以確保「公司」符合會計標準、財務提報程序及適用之法律規定;(iii)「公司」全體內部稽核部門對「公司」整體控管環境效能及效率之獨立客觀評估;(iv)「公司」獨立稽核人員在適用情況下,針對「公司」財務報表及「公司」內部控管效能進行不具偏見且仔細之稽核或審核。「委員會」之委員並非「公司」員工,亦不負責執行稽核或進行其他會計程序。履行其職責時,「委員會」不為「公司」財務報表提供任何專家或特別保證,或為獨立稽核人員之工作提供任何專業認證。

「委員會」之一般例行性活動應執行下列職責。「委員會」得依適當情況或經「董事會」委派,執行其他職務及採行其他政策與程序:

財務監督

  1. 於發布之前,協同管理階層與「公司」獨立稽核人員複審業經稽核之年度財務報表和季度財務報表,以及「公司」依「管理階層就財務狀況與營運成果所為之研議與分析」所為之揭露。向「董事會」建議是否應將業經稽核之年度財務報表納入「公司」年度報告中;
  1. 與「公司」之獨立稽核人員及管理階層,就提供予分析師及評級機構之收益公告及財務資訊與收益指引,複審及研議「公司」之收益公告及慣例;
  1. 與獨立稽核人員研議一般適用稽核標準所規定之稽核人員職責、稽核之預計範圍與時程、稽核人員風險評估程序中發現之重大風險、因年度稽核而發現之結果和重大事項,以及適用稽核標準所要求之其他事項;
  1. 依適用規定,因製備或核發稽核報告或執行其他稽核、複審、簽證服務之目的而委任 (需取得「公司」股東之核准) 及留任「公司」獨立稽核人員 (此等獨立稽核人員應直接向「委員會」報告)、審核獨立稽核人員之一切薪酬 (該項審核需取得「公司」股東之授權並受法律規定之拘束),且包括一切稽核契約費用與條款、監督「公司」獨立稽核人員之工作以及終止聘僱「公司」的獨立稽核人員 (如有需要);
  1. 就擬由獨立稽核人員提供之稽核服務及准用非稽核服務之預審 (或就本段落而言為預先同意),制定政策與程序,並預審擬由「公司」之獨立稽核人員為「公司」提供之一切稽核與許可的非稽核服務。「委員會」得委派特定權限予其一位 (含) 以上委員,獲授權之委員得根據該等權限授予准用服務之預審權,惟該項預審應於「委員會」排定之下次會議中呈報全體委員;
  1. 針對「公司」獨立稽核人員之獨立性、績效與資格,每年至少應複審一次。「委員會」另應至少每年一次向獨立稽核人員取得書面聲明書,該聲明書中應敘明獨立稽核人員與「公司」或其任何子公司間之一切關係,並應就可能影響獨立稽核人員客觀性與獨立性之已揭露關係或服務,以及為採取適當行動或建議全體董事採取適當行動以監督獨立稽核人員之獨立性,而主動與獨立稽核人員會談。此外,「委員會」應至少每年一次向獨立稽核人員取得聲明書並加以複審,該聲明書應概述獨立稽核人員之內部品質控管程序、因獨立稽核人員之最新內部品質控管複審、同儕複審、PCAOB 複審或公司檢驗,或因政府或專業機構於前五年就獨立稽核人員所從事之一項或多項獨立稽核而為之詢問或調查,而提出之重大議題,以及處理該等爭項所應採取之步驟;
  1. 依法律規定,監督至少每五年一次的稽核業務合作對象之輪調,並考量稽核事務所本身是否需要定期輪替,以持續保障稽核人員的獨立性。
  1. 每年複審一次獨立稽核人員之稽核計畫;
  1. 於獨立稽核人員完成其年度稽核時與其會晤,以複審其對「公司」財務提報及內部控管所為之評估,及原訂稽核方案所要求之變更;就「公司」內部控管之適切性與有效性 (包括由獨立稽核人員或管理階層向「委員會」提報之內部控管重大缺失或關鍵性弱點與重大變更),以及因任何重大控管缺失而採行之特殊稽核步驟,以及擔任內部控管重要任務之管理階層或其他員工所涉欺瞞行為,收受獨立稽核人員及管理階層所提供之報告書;
  1. 複審主管機關所為之審查報告書;
  1. 複審「公司」之揭露控管與程序之適切性與有效性;
  1. 監督「公司」就特定資深管理階層之開銷與額外津貼複審所定政策與程序;
  1. 執行「董事會」或其委員長所要求之特殊複審、調查或監督責任;
  1. 定期協同「公司」法務長,就可能致使「公司」財務報表發生重大影響之法律及其相關事項進行複審;
  1. 取得「公司」之管理階層及其獨立稽核人員依 SEC 規則及適用專業標準而提供之報告書,並協同管理階層及獨立稽核人員複審及研議該等報告,包括有關下列事項之任何報告書:
    1. 「公司」所採行之重要會計政策與慣例;
    2. 管理階層及/或獨立稽核人員就財務報表編製提出重大財務提報議題與判斷時所作成之各項分析,包括符合一般適用會計原則之一切財務資訊替代處置方式 (其涉及已與「公司」管理階層研議之重大事項)、替代之揭露與處置方式採用上之歧見,以及獨立稽核人員所偏好之處置方式;
    3. 影響「公司」或其財務報表之關鍵稽核事項;
    4. 有關會計原則及財務報表之主要議題,包括「公司」在會計原則之選擇或採用上之重大變更;及
    5. 獨立稽核人員與「公司」管理階層間之任何其他重要書面通訊,例如:管理階層信函或未調整差異明細表。
  1. 履行其所該履行之職能,或者適用法令、規定及條例、「公司」章程或其他組織文件以及「董事會」之決議或其他指令所規定之職能,包括複審依據適用之 SEC 規則與條例所需複審之任何認證書。
  1. 在其認為適切之範圍內,就「公司」財務報表,定期複審法規、稅務及會計提議權之效力及不上資產負債表結構 (若有)。
  1. 協同「公司」獨立稽核人員複審下列事項:
    1. 獨立稽核人員於執行複審或稽核程序過程中所遇之稽核問題或其他困難,包括有關獨立稽核人員活動範圍或所需資訊存取權之任何限制;
    2. 獨立稽核人員與管理階層間之歧見;及
    3. 管理階層就獨立稽核人員提出之議題所為之答覆。

      在不排除其他可能性之情況下,「委員會」得協同獨立稽核人員複審下列事項:(i) 經稽核人員註記或提議但卻「被批准」之任何會計調整事宜 (不問重要與否);(ii) 稽核團隊與稽核公司全國辦公室之間簽約上之稽核或會計議題之任何相關通訊;及 (iii) 獨立稽核人員已送交或擬送交予「公司」之任何「管理階層」或「內部控管」信函。

  1. 在其認為適切之範圍內,協同獨立稽核人員複審及研議「公司」內部稽核職務之職責、預算及人員配置。
  1. 於「公司」執行長或財務長就其對「公司」10-K 表單與 10-Q 表單所為之認可,向「委員會」揭露時,「委員會」應就內部控管設計或運作上之重大缺失或其關鍵性弱點,及擔任「公司」內部控管重要任務之管理階層或其他員工所涉欺瞞行為,對該項揭露進行複審。
  1. 每年至少一次複審及核准管理階層制定進行衍生交易之決策 (不論過程是否清楚) 以及「公司」據此產生之政策和程序,並複審及建議「董事會」有關「公司」衍生交易和對沖策略之相關事項。

內部稽核

  1. 監督稽核主管任命、調職或輪調,以及其績效;
  2. 每年複審並核准「內部稽核章程」及任何修訂內容;
  3. 至少每年複審並核准一次內部稽核部門的稽核計畫、預算、資源及組織架構;
  4. 定期與稽核主管複審年度稽核計畫與其他事宜的內部稽核績效;
  5. 定期複審內部與外部品質審查結果;
  6. 評估並進行相關調查,以判斷內部稽核部門與專案及相關資源是否合宜。
  7. 定期會晤內部稽核人員,以複審並批准下列事項:
    1. 稽核結果;
    2. 年度風險型計畫及任何重大計畫變更;
    3. 內外部稽核人員為內部控管、治理與風險管理改善事宜提出之建議;
    4. 內部稽核績效。

VI.財務事宜與資金及投資交易

除上述之職務與職責之外,「委員會」亦應複審「公司」之財務事宜。

「委員會」得以就「公司」之現金額度、財務狀況、資金需求、融資計劃、「公司」之資本市場進場能力 (包括「公司」之債務與信用評等)、銀行與貸方關係、資本結構、股權與債券核發、股利、股份分割、融資提案、債務發行、已發行債券之償還/購回/贖回、資本資產計劃及資本支出、「公司」業務財務風險管理、稅務狀況與策略及公司發展計劃,加以複審並向董事會及管理階層提出建議。

VII.法令遵循與企業風險

  1. 協同管理階層複審及研議「公司」之企業風險管理計畫,包括風險評估和主要風險暴露。
  2. 協同管理階層複審及研議「公司」之企業安全風險管理之相關政策、程序、計畫與控管,包括網路安全、資料隱私、資料保護、產品安全及其他電腦化資訊系統控管作業。「委員會」應定期向「公司」資訊長、資安長及其他負責企業安全性風險管理之管理階層成員收取有關風險、控管和事故準備之報告。
  3. 針對「公司」於永續性、多元平等包容,以及企業管理策略、目標、原則和實作方式,協同管理階層複審任何相關法令遵循的需求,以及管理階層就「公司」公開揭露此類主題方面的控管與程序。
  4. 複審並核准應納入年度委託聲明書之「委員會」報告。
  5. 監督「公司」在法律及監管規定方面之法規遵循與道德方案,包括監督「公司」之「行為準則」與「資深財務主管道德規範」,以及適用法律之遵守情況。
  6. 訂定「公司」獨立稽核人員之現任員工或前員工聘僱政策,包括應遵循依 2002 年沙賓法案 (Sarbanes-Oxley Act) 發布之 SEC 規則所訂冷靜期之規定,並監督該等政策之遵守情況。
  7. 就下列事項訂定程序並予以監督:
    1. 就「公司」所接獲有關會計、內部控管、稽核或道德事務及遵守「公司」政策之事務之控訴,所為之受理、留存及處置;及
    2. 「公司」之員工當事人就可疑之會計或稽核事宜所呈遞之機密匿名提交物。

VIII.績效評估

  1. 「委員會」應定期對「委員會」及其委員之績效進行複審及評估,包括複審「委員會」是否遵循本章程。
  2. 「委員會」應定期複審本「章程」之適切性,並於其認為必要或適切時,向「董事會」提出改進建議。
  3. 「委員會」應以其認為適切之方式為前項評估與複審。

由「董事會」於 2024 年 4 月 21 日修訂及再聲明